Ottimizzazione del Flusso di Lavoro e Riduzione degli Errori per Laboratori Odontotecnici con un Gestionale Web Personalizzato
Progetto: Sviluppo Applicazione Web per la Gestione degli Ordini e il Trasferimento File tra Dentisti e Laboratori Odontotecnici
Cliente: Tecnodent
Settore: Sanitario, Odontotecnico
Digitalizzare la Collaborazione tra Dentista e Laboratorio per Massima Efficienza
La gestione tradizionale degli ordini tra studi dentistici e laboratori odontotecnici è spesso soggetta a inefficienze, errori dovuti a comunicazioni frammentate e difficoltà nella gestione di file digitali di grandi dimensioni (come scansioni intraorali). Per superare queste criticità, Tecnodent si è rivolto a E-TERNA con l’esigenza di un sistema centralizzato, sicuro e intuitivo. E-TERNA ha risposto sviluppando un’applicazione web personalizzata che ha rivoluzionato il flusso di lavoro, migliorato la comunicazione, ridotto drasticamente gli errori e ottimizzato la gestione dei file, portando a un significativo aumento dell’efficienza operativa.
Il Cliente: Un Laboratorio Odontotecnico all’Avanguardia
Tecnodent è un affermato laboratorio odontotecnico con una solida reputazione per la qualità delle lavorazioni e l’attenzione al servizio. Da sempre orientato all’innovazione, il laboratorio ha riconosciuto la necessità di digitalizzare e ottimizzare il processo di ricezione e gestione degli ordini provenienti dagli studi dentistici con cui collabora, per mantenere alti standard qualitativi e migliorare l’efficienza complessiva.
La Sfida: Superare Inefficienze, Errori e Complessità nella Gestione degli Ordini Odontotecnici
Prima dell’intervento di E-TERNA, il laboratorio (e gli studi dentistici suoi clienti) affrontava quotidianamente diverse criticità operative che impattavano tempi, costi e qualità del servizio:
- Comunicazioni Frammentate e Incomplete: Gli ordini venivano spesso trasmessi tramite canali diversi (email, telefono, messaggistica), portando a informazioni mancanti, ordini incompleti e frequenti incomprensioni.
- Gestione Complicata di File di Grandi Dimensioni: Il trasferimento di file digitali pesanti (scansioni 3D, radiografie) risultava problematico, con rischi di file persi, danneggiati o incompatibili.
- Elevato Rischio di Errori e Ritardi: La mancanza di un flusso standardizzato e la necessità di continue richieste di chiarimenti tra dentista e laboratorio causavano errori nelle lavorazioni e conseguenti ritardi nelle consegne.
- Inefficienza Operativa: Il personale del laboratorio dedicava una quantità significativa di tempo a rincorrere informazioni, verificare dettagli e gestire problematiche legate agli ordini, distogliendo risorse da attività a maggior valore aggiunto.
La Soluzione E-TERNA: Un’Applicazione Web Intuitiva e Personalizzata per il Settore Odontotecnico
Comprendendo a fondo le dinamiche e le specificità del settore odontotecnico, E-TERNA ha progettato e sviluppato un’applicazione web su misura, accessibile sia dagli studi dentistici che dal laboratorio, con funzionalità mirate a risolvere le criticità identificate:
- Piattaforma Centralizzata per gli Ordini:
Abbiamo creato un portale unico dove i dentisti possono inserire gli ordini in modo guidato, allegando direttamente tutti i file digitali necessari (scansioni, immagini, documenti), indipendentemente dalla loro dimensione, grazie a un sistema di caricamento ottimizzato. Questo elimina la dispersione di informazioni e garantisce che il laboratorio riceva tutti i dati contestualmente all’ordine. - Odontogramma Interattivo e Intuitivo:
Una delle funzionalità chiave è l’odontogramma digitale che permette al dentista di indicare in modo semplice e inequivocabile gli elementi dentali interessati dalla lavorazione, specificando dettagli cruciali come ‘Moncone’, ‘Mancante’, ‘Impianto’ o ‘Ponte’. È inoltre possibile selezionare con precisione materiali e colori direttamente sull’interfaccia. Questa funzionalità riduce drasticamente le ambiguità e gli errori di interpretazione. - Tracciabilità e Storico Ordini:
Ogni ordine viene tracciato e archiviato, creando uno storico consultabile da entrambe le parti. Questo facilita la comunicazione, la risoluzione di eventuali contestazioni e la pianificazione delle lavorazioni. - Sistema di Notifiche e Comunicazione Integrata:
L’applicazione include un sistema di notifiche per aggiornare dentisti e laboratorio sullo stato degli ordini, riducendo la necessità di continue chiamate e email di verifica. - Interfaccia Utente Semplice e Accessibile:
Particolare attenzione è stata dedicata alla User Experience (UX) e alla User Interface (UI) per garantire che l’applicazione fosse facile da usare per tutti gli utenti, anche quelli con minori competenze digitali. - Sicurezza e Conformità:
La piattaforma è stata sviluppata garantendo la sicurezza dei dati sensibili e la conformità alle normative sulla privacy.
Tecnologie Chiave e Approccio allo Sviluppo
Per garantire robustezza, scalabilità e una user experience ottimale, E-TERNA ha utilizzato un moderno stack tecnologico:
- Infrastruttura Server: LAMP/LEMP Stack
- Framework Backend: Laravel (scelto per la sua solidità, sicurezza e capacità di gestire logiche di business complesse)
- Tecnologie Frontend: HTML5, CSS3, Javascript (per un’interfaccia reattiva e intuitiva)
L’approccio allo sviluppo è stato collaborativo e iterativo, con un focus costante sulle esigenze specifiche del laboratorio cliente e degli studi dentistici utilizzatori. Abbiamo lavorato a stretto contatto con il cliente per definire i requisiti, testare le funzionalità e affinare l’applicazione fino al raggiungimento di una soluzione ottimale.
I Risultati: Efficienza Incrementata, Errori Ridotti e Servizio Migliorato
L’implementazione del gestionale web personalizzato ha portato benefici significativi e misurabili al laboratorio odontotecnico cliente e agli studi dentistici partner:
- Drastica Riduzione degli Errori di Lavorazione: Grazie alla chiarezza degli ordini e all’odontogramma interattivo, gli errori dovuti a incomprensioni o dati mancanti sono stati praticamente azzerati.
- Aumento dell’Efficienza Operativa del Laboratorio: Il tempo medio per la gestione e verifica di un ordine si è ridotto, liberando risorse preziose.
- Miglioramento della Comunicazione e Riduzione dei Tempi Morti: Il numero di email e telefonate necessarie per chiarimenti sugli ordini è diminuito drasticamente.
- Maggiore Soddisfazione degli Studi Dentistici Clienti: I dentisti hanno apprezzato la semplicità d’uso della piattaforma, la trasparenza nel tracciamento degli ordini e la riduzione degli errori, portando a un miglioramento complessivo del servizio percepito.
- Ottimizzazione del Trasferimento File: La gestione integrata dei file di grandi dimensioni ha eliminato i problemi di compatibilità e perdita di dati.
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