Dopo aver parlato del nuovo Regolamento europeo sulla privacy, entrato in vigore il 25 maggio scorso, e affrontiamo adesso la seconda importante scadenza di quest’anno, quella dell’obbligo della fatturazione elettronica B2B, la e-fattura tra privati.

FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI: SOGGETTI OBBLIGATI

Il 30 aprile u.s. l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato il Provvedimento con le regole tecniche per la fatturazione elettronica tra privati, che entrerà in vigore:

  •  il 1° luglio prossimo per i carburanti per motori (abolendo così la scheda carburante) e per le aziende subappaltatrici di un appaltatore principale della PA;
  • a partire dal 1° gennaio 2019 per tutte le imprese e professionisti, con l’abolizione dello “spesometro”.

Quindi dal 1° gennaio 2019 tutti i soggetti privati IVA non in regime forfettario o di vantaggio saranno obbligati ad emettere fatture elettroniche, utilizzando il già in uso per le fatture alla Pubblica Amministrazione.

I consumatori finali potranno invece continuare ad usufruire, a loro scelta, della fattura su carta o PDF: infatti “Le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate; una copia della fattura elettronica ovvero in formato analogico sarà messa a disposizione direttamente da chi emette la fattura. E’ comunque facolta’ dei consumatori rinunciare alla copia elettronica o in formato analogico della fattura.”

FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI: STANDARD E FORMATO

La fattura elettronica dovrà essere in formato XML (eXtensive Markup Language) compilato secondo lo standard dell’Agenzia delle Entrate, e dovrà riportare:

  • la firma digitale dell’emettente fattura;
  • la marcatura temporale (“timestamp”) digitale – tecnicamente un’impronta digitale hash (SHA-256) che certifica la data e l’ora di emissione; la marcatura temporale, come la firma digitale, è fornita da certificatori accreditati;
  • se necessario, il “bollo virtuale”.

Le e-fatture si appoggeranno direttamente al Sistema di Interscambio (SdI) del Ministero dell’Economia e delle Finanze, oppure indirettamente ad un software commerciale dedicato. La fattura elettronica potrà essere trasmessa tramite PEC, web service o via FTP (File Transfer Protocol). Ogni partita IVA avrà a disposizione un identificativo univoco (“QR-code”) nell’area autenticata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

La fattura elettronica dovrà essere recapitata entro cinque giorni, e alla consegna del file l’emittente fattura avrà una ricevuta di ritorno. Solo a questo punto la fattura sarà considerata regolarmente emessa.

In taluni casi si applicherà una procedura semplificata, che consisterà nel rendere disponibile il file al destinatario in un’apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate. Questa sarà la modalità di recapito delle fatture elettroniche inviate ai consumatori finali, ai soggetti Iva che rientrano nei regimi agevolati di vantaggio o forfettario o dell’agricoltura, e ai cessionari/committenti Iva che non si trovano nelle condizioni di poter utilizzare, né direttamente né tramite un intermediario appositamente delegato, i canali standard per la ricezione (PEC, web service o FTP).

FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI: CONSERVAZIONE A NORMA

Per le fatture elettroniche è previsto un periodo di conservazione sostitutiva a norma di dieci anni.

La numerazione della fattura è sostituita da un’indicizzazione digitale tramite un codice identificativo progressivo, che permette anche di recuperarla dagli archivi digitali per la conservazione sostitutiva. Le fatture emesse nello stesso “spazio temporale” (giornata o mese) vanno infatti nello stesso “lotto di conservazione”. Una volta ultimato il lotto, questo va chiuso con la marcatura temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione sostitutiva, in genere il contribuente che emette la fattura.

E-FATTURA TRA PRIVATI E PMI

Il mondo delle PMI è ancora nella stragrande maggioranza un “mondo WEC” (Word-Excel-Carta). Il motivo non è solo di ordine economico, ma anche se non soprattutto culturale. Digitalizzare significa abbandonare procedure ben conosciute e ben rodate per qualcosa di sconosciuto e problematico.

Ma è chiaro che la legislazione punta alla dematerializzazione dei documenti e alla digitalizzazione di tutte le procedure amministrative e fiscali. E se gli incentivi non bastano, vengono anche gli obblighi pur di far cadere le resistenze all’innovazione.

Se il futuro sta nella digitalizzazione/dematerializzazione, invece di adeguarsi ai vari obblighi man mano che si presentano, magari all’ultimo momento, è meglio ragionare in termini di opportunità.

Le nostre piccole e medie aziende sono sovradimensionate dal punto di vista amministrativo proprio per il loro approccio WEC. Se il futuro sta in un grande software gestionale che contiene tutti i dati aziendali, e dal quale i vari software applicativi estraggono i dati che servono processandoli e aggiornandoli senza errori, duplicazioni e perdite di tempo, tanto vale pensarci fin d’ora.

PER APPROFONDIRE

Paolo Catti, Obbligo fatturazione elettronica, 5 cose da sapere per non farsi cogliere impreparati, “Agenda Digitale”, 03/05/2018.

Claudio Rorato, Scadenze fattura elettronica B2B, imprese in allarme: ecco la sfida da cogliere, “Agenda Digitale”, 12/02/2018.

Salvatore De Benedictis, Fattura B2B, tutti i timori dei commercialisti, “Agenda Digitale”, 07/11/2017.

Fattura elettronica: tutto pronto per partire, “Fisco e Tasse”, 02/05/2018.