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Archiviazione digitale dei documenti e PMI è una materia che sarà sempre più importante nell’immediato futuro, perché le normative sia nazionali che europee stanno spingendo verso archivi aziendali totalmente digitali. È importante perciò non lasciarsi prendere alla sprovvista da scadenze imposte per legge, ma pensare per tempo a digitalizzazione e dematerializzazione.

 

Archiviazione digitale dei documenti e archivi aziendali

In un archivio aziendale tradizionale, come quello che si trova nelle PMI, è un “mondo WEC”, Word-Excel-Carta, dove i dati sono sparsi perché archiviati in modo differente.
Non è quindi un archivio aziendale unico e integrato, ma piuttosto un insieme di archivi di tipo misto, cartacei e digitali, diversi non solo per contenuto ma anche come struttura di archiviazione. Insomma, il flusso di dati WEC non è un flusso di dati strutturato. Ha un ordinamento statico, che non permette ricerche dinamiche come si può fare interrogando un database.
I documenti digitali sono in file di formato diverso (Word, Excel, CAD, ecc.), che se va bene si trovano in cloud su cartelle condivise, e se va male si ha la presenza di copie dello stesso file nei vari computer, copie che evolvono in modo autonomo creando problemi di sincronizzazione.
Anche nelle piccole realtà si arriva presto ad avere migliaia di file che sono ingestibili manualmente. Alla fine, non solo il reperimento dei dati diventa lungo e laborioso, ma peggio possono esserci delle perdite di dati («dove ho messo quel file?»).
E c’è poi il grosso problema della compatibilità tra i vari formati di file, che spesso se importati in un altro formato perdono la formattazione o peggio ancora parti del contenuto.

 

Digitalizzazione e dematerializzazione: costi e benefici

Digitalizzazione e dematerializzazione non sono sinonimi. Si parla di “digitalizzazione” quando i documenti nascono già in formato digitale, e di “dematerializzazione” quando i documenti vengono scannerizzati da un originale cartaceo. In entrambi i casi l’esito del processo è la conservazione digitale (conservazione sostitutiva) in un archivio elettronico.
Un sistema di archiviazione digitale integrato (DMS, Document Management System) non è una spesa da poco: perciò un’azienda, soprattutto se medio-piccola, valuterà molto attentamente l’ammortamento del suo costo e il ritorno sull’investimento. Una piccola-media azienda, dovendo acquisire un software per archiviazione documentale, probabilmente si doterà di soluzioni in outsourcing su cloud raggiungibili tramite web, piuttosto che un sistema “in house” su rete locale. In questo ultimo caso, il “conservatore” esterno deve possedere la certificazione AGID (Agenzia per l’Italia digitale).
La normativa comunque punta chiaramente all’archivio digitale come standard aziendale, e quindi è importante per le PMI pensare per tempo a gestire la transizione permette di affrontare la questione con metodo (e serenità), senza dover fare tutto in fretta e furia a causa di qualche nuova scadenza legislativa nazionale o europea.
Archiviazione digitale dei documenti e PMI non è un nodo facile da sciogliere, però i vantaggi di affrontarlo, soprattutto se misurati sul lungo termine, non sono pochi. I flussi documentali diventano standardizzati, con dati strutturati, risolvendo i problemi di accessibilità dei dati. Questo rende possibile una notevole semplificazione che ha ricadute sull’efficienza amministrativa e quindi sui suoi costi di gestione. E cosa assolutamente da non sottovalutare, dà la possibilità di fare business intelligence sui dati, cosa che in futuro diventerà sempre più indispensabile anche alle PMI.

 

La gestione dei documenti digitali

La gestione dei documenti digitali deve però sottostare per legge ad una serie di procedure standardizzate: si parla infatti di “archiviazione digitale normativa” o “conservazione a norma”. Le norme riguardanti la conservazione digitale, come il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche, e il DPCM 3 dicembre 2016 (che contiene le regole tecniche sui sistemi di conservazione, ad esempio i formati di file utilizzabili), si possono trovare nel sito dell’Agenzia per l’Italia digitale (AGID). Si tratta di procedure che richiedono competenze specifiche, tra cui il cosiddetto “responsabile della conservazione”, e che vanno correttamente seguite se si vuole che il documento digitale abbia valore legale. Una progettazione valida, un corretto sistema di gestione e una buona formazione del personale stanno quindi alla base del rapporto tra archiviazione digitale dei documenti e PMI.

 

Per approfondire

Laura FloraDonatella Mazzetto, Conservazione elettronica, come creare un archivio digitale a prova di contenzioso, “Agenda Digitale”, 6 marzo 2018
Umberto Zanini, Dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti, cosa scegliere: i casi, “Agenda Digitale”, 20 marzo 2018
Luigi FogliaSarah Ungaro, Conservazione elettronica/sostitutiva: cos’è, come si fa, le norme e il futuro, “Agenda Digitale”, 16 aprile 2018

Sito dell’Agenzia per l’Italia digitale: https://www.agid.gov.it/
https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione
https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/linee_guida/la_conservazione_dei_documenti_informatici_rev_def_.pdf
DPCM 3 dicembre 2013, “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”,
https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/leggi_decreti_direttive/dpcm_3-12-2013_conservazione.pdf
https://wwwt.agenziaentrate.gov.it/mt/Normativa/dlgs_82_2005.pdf